Tratamiento
de Datos
Contenido
- PRIMER CAPÍTULO: DISPOSICIONES GENERALES
- SEGUNDO CAPÍTULO: TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
- TERCER CAPÍTULO: DERECHOS QUE TIENEN LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES
- CUARTO CAPÍTULO: DISPOSICIONES FINALES
Capítulo Primero
Disposiciones Generales
GRUPO CIUDADELA S.A.S. con domicilio en la ciudad de Medellín, en su calidad de responsable y encargado del tratamiento de los datos personales de sus clientes, empleados y proveedores, da cumplimiento a los requisitos establecidos por la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas aplicables.
1.1 Identificación del responsable del tratamiento
Grupo Ciudadela para el cumplimiento de la presente política, se identifica a continuación:
Razón Social: Grupo Ciudadela S.A.S.
NIT: 900.442.804-6
Domicilio principal: Calle 14 Nro. 30 – 120 Medellín, Antioquia.
Correo electrónico: coord.contable@grupocuidadela.com.co
Línea de atención: 604.20.48
Página web: www.grupociudadela.com.co
1.2 Objeto
Por medio del presente manual se da cumplimiento a lo previsto en el literal k del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y a lo reglamentado en el Decreto 1377 del 27 de Junio de 2013, que regula los deberes que asisten a los responsables del tratamiento de datos personales, dentro de los cuales se encuentra el de adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial para la atención de consultas y reclamos de los titulares de la información.
Así mismo tiene la finalidad de regular los procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de los datos de carácter personal que realiza GRUPO CIUDADELA S.A.S., a fin de garantizar y proteger el derecho fundamental de habeas data en el marco de lo establecido por la Ley.
1.3 Ámbito de aplicación
La presente política de tratamiento de datos de carácter personal y sensible es elaborada de conformidad con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás disposiciones complementarias y será aplicada por GRUPO CIUDADELA S.A.S., respecto de la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión, y de todas aquellas actividades que constituyan en el normal desempeño de su negocio y que deban ser tratados por este.
1.4 Definiciones
Definiciones para la compresión de la presente política:
- Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de los partidos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.
Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y lo el Tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
1.5 Categorías especiales de datos
1.5.1 Datos sensibles
Para el caso de los datos personales sensibles, GRUPO CIUDADELA S.A.S. podrá hacer uso y tratamiento de ellos cuando:
a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.
d) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.1.5.2 Derechos de los niños, niños y adolescentes
En el tratamiento de datos personales se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes, queda proscrito el tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública. Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del Tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás.
1.6 Objetivo y Alcance de la Política
La Política de Tratamiento de Datos Personales tiene como propósito establecer los criterios bajo los cuales se realiza el tratamiento de la información personal que reposa en las bases de datos, archivos físicos y digitales de GRUPO CIUDADELA S.A.S., los requisitos para consultas y reclamos, así como las finalidades, medidas de seguridad, y otros aspectos relacionados para la protección de la información personal.
1.7 Titulares a quien va dirigida la política
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales, está dirigida a:
Empleados
Clientes
Proveedores
Cualquier persona que tenga relación comercial y/o contractual con GRUPO CIUDADELA S.A.S.
Capítulo Segundo
Tratamiento de los Datos Personales2.1 Tipos de bases de datos Personales
GRUPO CIUDADELA S.A.S. tiene diferentes tipos de bases de datos, las cuales se clasifican en tres categorías:
En esta categoría se encuentran todas las bases de datos físicas y/o automatizadas con los datos de personas naturales y jurídicas, que tienen una relación comercial con GRUPO CIUDADELA S.A.S.
B. Bases de datos de empleados.
En esta categoría se encuentran los datos y/o bases de datos, relacionados con la gestión de la nómina, seguridad y salud en el trabajo, y en general la administración de personal.
C. Bases de datos de proveedores
En esta categoría se encuentran los datos y/o bases de datos, relativas a la gestión de proveedores y contratistas.
C. Tipos de Datos Personales que recolecta Grupo Ciudadela S.A.S.
Los datos que recolecta GRUPO CIUDADELA S.A.S. se encuentran en la siguiente categoría de datos:
2.3 Tratamiento al que se someten los datos personales
Los datos personales que se obtienen, están sometidos al siguiente tratamiento:
2.3.1 Recolección
El tratamiento de la información personal que realiza GRUPO CIUDADELA S.A.S. se obtiene a través de diferentes actividades relacionadas con su objeto social y las obligaciones que tiene como empleador. La información se obtiene de manera directa por parte del titular o por parte de terceros encargados, en algunos casos.
Los instrumentos que utiliza GRUPO CIUDADELA S.A.S. para la recolección de la información, cuentan con todos los requisitos establecidos en la normatividad en materia de protección de datos personales. Estos instrumentos son:
2.3.2 Almacenamiento
El almacenamiento de la información personal contenida en las bases de datos, se encuentra en servidores propios y externos y cuenta con medidas de seguridad física, técnicas y administrativas, contando con controles de acceso a la información.
2.3.3 Usos y finalidades de la Recolección de la Información
El uso y la finalidad de la información recogida y almacenada en las bases de datos, tiene diferentes objetivos, entre ellos, se encuentran:
2.3.2 Clientes
GRUPO CIUDADELA S.A.S. no comparte los datos personales que recolecta con terceros. Salvo en aquellos casos en que se requiere la tercerización de algunos servicios o la asesoría de consultores especializados. A continuación se detallan las personas jurídicas y/o naturales, con las cuales circula información de nuestros titulares.
+ Clientes:
– Fiduciarias:
- Alianza Fiduciaria
- Fiduciaria Corficolombiana
- Acción Fiduciaria
Una vez el cliente decide realizar el negocio de inversión de compra de inmuebles, debe acercarse a los puntos de venta de cada proyecto o en su defecto a la oficina principal y entregar la siguiente documentación para legalizar el negocio que posteriormente es enviado a cada entidad fiduciaria. Los documentos son:
- Cédula Ciudadanía
- Certificado de ingresos (declaración de renta o certificación laboral)
- Firma de autorización de tratamiento de datos personales
- Firma de autorización de envío de extractos
- Firma de registro de firmas (validación)
- Adicionalmente para diligenciar el encargo fiduciario se solicita que el cliente suministre los siguientes datos (dirección, teléfono, correo electrónico, personas a cargo, número de hijos, estrato socioeconómico, referencias personales, referencias bancarias, profesión u oficio).
Cuando ya se tienen los datos completos se procede a elaborar el encargo fiduciario y posteriormente se firma entre las partes para ser enviado y aprobado por la entidad fiduciaria.
La captura de esta información permanece de manera física y sistemática en las bases de datos de Grupo ciudadela, durante el tiempo exigido por ley (esto es hasta que se cumplan con todas las obligaciones legales de la venta de la propiedad que están contempladas en el encargo fiduciario).
Adicionalmente la compañía GRUPO CIUDADELA, utiliza la información anteriormente mencionada (correos electrónicos, teléfonos y dirección), para realizar los cobros respectivos, referentes a los pagos de las cuotas pactadas para la compra de los inmuebles.
– Notarías:
- Notaria 21 (Medellín)
- Notaria 27 (Medellín)
- Notaria Tercera (Montería)
Una vez el cliente ha cancelado el inmueble, se procede a realizar escritura pública del inmueble objeto del negocio, con base en la información suministrada para la elaboración del encargo fiduciario, de existir un cambio en los datos, estos los proporciona directamente el cliente.
– Entidades Estatales:
- Dirección de impuestos y aduanas nacionales (DIAN):
En el caso de cumplir con los preceptos y topes legales, se envía a la dirección de impuestos y aduanas por medio magnético los datos tales como:
- Nombre, dirección, nit o cédula y valor pagado y/o adeudado por el cliente.
– Asesores Legales:
- Ángela Patricia Ramirez Giraldo-ANPARA ABOGADOS:
Cuando es requerido, para efectos de Asesorías legales ante cualquier demanda, se procede a remitir información del cliente, sin embargo, la oficina de asesores jurídicos no posee la base de datos directamente.
– Asesores Contables:
- Asesores contables especializados S.A.S.
Solo se suministra información en caso de que sea necesario. Los asesores contables y tributarios no poseen estas bases de datos directamente.
– Entidades Financieras:
- Banco de Bogotá
- Bancolombia
- BBVA Colombia
- Banco de occidente
- Banco Davivienda
- Colpatria
- Otras entidades
La información de los clientes (nombres, cédula, teléfono y correo electrónico), se les envía a las entidades financieras en el caso de que el cliente adquiera el crédito hipotecario con una de estas entidades que están ligadas a GRUPO CIUDADELA, por medio de crédito constructor.
Es preciso aclarar que si la compañía no tiene vinculación con el banco por medio del crédito constructor, el cliente puede elegir otro banco y los datos son suministrados por el mismo cliente.
+ Proveedores:
– Fiduciarias:
- Alianza Fiduciaria
- Fiduciaria Corficolombiana
- Acción Fiduciaria
Una vez se concreta la relación comercial con cada uno de los proveedores y se recolectan los documentos principales como: Rut, certificación bancaria, cámara de comercio y planilla de seguridad social(de ser el caso), se procede a cumplir con la obligación del pago o cancelación del bien o servicio prestado.
Para realizar los pagos a los proveedores GRUPO CIUDADELA, realiza una programación de pagos en los cuales debe enviar a fiducia una planilla y carta de autorización donde se incluyen los números de cuentas bancarias, los nombres, nit o cédula para culminar con éxito la transacción de pago.
Luego de que la entidad fiduciaria tiene la información concreta procede a realizar cada una de las transferencias o emisión de cheques a cada uno de los proveedores.
Es importante resaltar que GRUPO CIUDADELA, realiza todos sus pagos por medio de este proceso; esporádicamente los pagos los hace directamente la compañía por medio de otras entidades financieras como Bancolombia y Banco de Bogotá, este proceso se realiza por transferencias bancarias electrónicas, consignaciones directas o emisión de cheques.
La captura de esta información permanece de manera física y sistemática en las bases de datos de Grupo ciudadela, durante el tiempo exigido por ley y se utiliza para reportes a entidades estatales o conciliaciones internas con cada uno de los proveedores.
– Entidades Financieras:
- Bancolombia
- BBVA Colombia
- Banco de Bogotá
- Banco de Occidente
- Colpatria
- Otras entidades
Para las entidades financieras la información solo se suministra en el caso de ser requerida como referencia comercial de la compañía y solo se diligencia, nombre o razón social, nit o cédula, dirección y teléfono.
– Entidades Estatales:
- Dirección de impuestos y aduanas nacionales (DIAN).
En el caso de cumplir con los preceptos y topes legales, se envía a la dirección de impuestos y aduanas por medio magnético los datos tales como:
- Nombre, dirección, Nit. o cédula
- Valor pagado, retenciones efectuadas y valor adeudado al proveedor por la compañía.
– Asesores Contables:
- Asesores contables especializados S.A.S.
Solo se suministra información en el caso de ser necesario, pero directamente los asesores contables y tributarios no poseen estas bases de datos.
+ Gestión Humana:
– Fiduciarias:
- Alianza Fiduciaria
- Fiduciaria Corficolombiana
- Acción Fiduciaria
Para legalizar pagos de nómina los cuales han sido desembolsados por las fiducias correspondientes a cada promotora, se envía planilla de pagos realizados cuando así la fiducia lo requiere, en las relaciones esta nombre, cédula y valor de la nómina de los empleados.
– Entidades Estatales:
- Dirección de impuestos y aduanas nacionales (DIAN):
Para la presentación de medios magnéticos, nombres, cédulas, direcciones.
- Otras entidades reguladoras como Superintendencias, Municipios u otras entidades.
Para responder requerimientos de información de estas. Se envían nombres, cédulas, direcciones.
– Asesores Legales:
- CE Ortiz y abogados:
Cuando es requerido, para efectos de Asesorías legales ante cualquier demanda, se procede a remitir información del empleado de la hoja de vida, sin embargo, la oficina de asesores jurídicos no posee la base de datos directamente.
– Asesores Contables:
- Asesores contables especializados S.A.S.
Solo se suministra información en caso de que sea necesario. Los asesores contables y tributarios no poseen estas bases de datos directamente.
– Entidades Financieras:
- Bancolombia
Entidad financiera mediante la cual se paga la nómina de los empleados, para apertura cuenta bancaria, se envía datos de los empleados como: nombre, cédula, fecha de nacimiento.
– Seleccionamos y Asesorías Organizacionales S.A.S. (Clave Estratégica):
El proceso de reclutamiento y selección de personal de la empresa Grupo Ciudadela S.A.S., se lleva a cabo a través de la empresa Clave Estratégica, quienes se encargan de realizar procesos de selección y verificaciones de seguridad, se entrega información como: hoja de vida, nombre y teléfono del candidato, si ha sido reclutado por la empresa.
– Entidades de Salud
- EPS Sura
- Nueva empresa promotora de salud
- Nueva EPS S.A.S
- Cruz blanca Entidad promotora de salud S.A.
- Entidad Promotora de Salud Sanitas S.A.
- Asociación mutual barrios unidos de Quibdó E.S.S
- Coomeva Entidad Promotora de salud S.A
- Salud Total S.A. Entidad promotora de Salud
- Otras entidades de salud
Se envía información del empleado a las entidades prestadoras de salud para realizar las afiliaciones correspondientes, se envía datos personales como: nombres y apellidos, identificaciones, direcciones y teléfonos, fechas de nacimiento, género, fondo de pensiones a los cuales están afiliados, información del núcleo familiar, correo electrónico.
– Cajas de compensación familiar
- Caja de Compensación Familiar Comfenalco Antioquia
- Caja de Compensación Familiar de Córdoba Comfacor
- Caja de Compensación Familiar Comfama
Se envía información del empleado a las cajas de compensación para realizar las afiliaciones correspondientes, se envía datos personales como: nombres y apellidos, identificaciones, direcciones y teléfonos, extracto socioeconómico, fechas de nacimiento, género, fondo de pensiones a los cuales están afiliados, información del núcleo familiar, nivel académico, correo electrónico.
Se envía información de nombre, edades, para actividades de bienestar.
– Administradoras de Fondos de pensiones (AFP)
- Protección
- Colfondos
- Porvenir
- Colpesiones
- Otros fondos de pensiones
Se envía información del empleado a los fondos de pensiones para realizar las afiliaciones correspondientes, se envía datos personales como: nombres y apellidos, identificaciones, direcciones y teléfonos, fechas de nacimiento, género, correo electrónico.
– Administradoras de Riesgos Laborales (ARL)
- Riesgos profesionales Colmena S.A.
- Otras administradores de Riesgos profesionales
Se envía información del empleado a la ARL para realizar las afiliaciones correspondientes, se envía datos personales como: nombres y apellidos, identificaciones, direcciones y teléfonos, fechas de nacimiento, género, fondo de pensiones a los cuales están afiliados, información del núcleo familiar, nivel académico. Se envía datos personales del empleado como nombres, identificación, edad, fecha de nacimiento, dirección, teléfono, correo electrónico, para reportes de accidentes, investigaciones de accidentes y enfermedades laborales y planes de bienestar.
2.3.5 Supresión y/o disposición final
La información permanecerá hasta cumplir con la finalidad de la obtención del dato, para efectos de auditorías, historias laborales, la supresión y/o disposición final de la información personal, procede de la siguiente manera:
- 2.4 Autorización para el tratamiento de datos personales
GRUPO CIUDADELA S.A.S. solicita de manera libre, previa, expresa y debidamente informada, la autorización por parte de los titulares de los datos y para ello ha dispuesto mecanismos idóneos garantizando para cada caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización. La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de GRUPO CIUDADELA S.A.S. requiere del consentimiento libre, previo e informado y expreso del Titular de los mismos, exceptos en los siguientes casos expresamente autorizados en la ley:
a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
b) Datos de naturaleza pública.
c) Casos de urgencia médica o sanitaria.
d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos. e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
2.5 Medidas de Protección
Las políticas internas de seguridad bajo las cuales se conserva la información del titular para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, son las siguientes:
- POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
- ACUERDOS DE CONFIDECIALIDAD DE LA INFORMCIÓN
Capítulo Tercero
Derechos que tienen los Titulares de los Datos Personales
3.1 Derechos que le asiste como titular del dato
El Derecho Fundamental al Habeas Data, faculta al titular del dato solicitar el acceso, actualización, rectificación y supresión de sus datos personales que se encuentran en posesión de un tercero, a su vez, puede revocar la autorización que ha otorgado para el tratamiento. Si un titular de datos personales considera que GRUPO CIUDADELA S.A.S. tiene acceso a sus datos personales, esta persona puede en todo momento solicitar la consulta de sus datos, o si considera que Grupo Ciudadela S.A.S. Está haciendo mal uso de sus datos, puede realizar la respectiva reclamación.
El titular está facultado para solicitar:
a) Actualización de sus datos personales en caso de encontrarse fraccionados, incompletos, entre otros.
b) Rectificación y/o corrección de sus datos personales en caso de que se encuentren errados, parciales o induzcan a error.
c) Supresión de sus datos personales de las bases de datos. Se seguirá conservando la información para los fines determinados por la ley.
d) Revocación de la autorización del tratamiento de sus datos personales, siempre y cuando no genere incumplimiento por parte de GRUPO CIUDADELA SAS con otras obligaciones legales, relativas a la permanencia del dato.
3.2 Procedimiento para que los titulares de la información puedan ejercer sus derechos
3.2.1 Consulta
A través del mecanismo de la consulta, el titular del dato, podrá solicitar a GRUPO CIUDADELA S.A.S., acceso a su información personal que reposa en las bases de datos.
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. En caso de no ser posible dar respuesta a la consulta dentro del término referenciado, se le informará, los motivos de la demora y se le dará respuesta, máximo cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
3.2.2 Reclamo
A través del mecanismo de reclamo, el titular del dato, podrá reclamar a GRUPO CIUDADELA S.A.S., alguna inconformidad que tenga sobre el uso que se le está dando a sus datos.
El reclamo será atendido en un término máximo de (15) quince días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. En caso de no ser posible atender el reclamo dentro de dicho término se le informará, los motivos de la demora y se le dará respuesta máxima (8) ocho días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
En caso de que el reclamo se encuentre incompleto, se le requerirá, dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que GRUPO CIUDADELA S.A.S. no sea competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al titular.
3.3 Personas facultadas para realizar una consulta o reclamo
Las personas facultadas para solicitar una consulta a GRUPO CIUDADELA S.A.S., son las siguientes:
a) Los empleados, contratistas, proveedores y colaboradores que han tenido alguna relación con GRUPO CIUDADELA S.A.S.
b) Los residentes y clientes.
c) Los visitantes.
d) A los terceros autorizados por el Titular o por la Ley.
e.)En general, a cualquier titular de la información personal que sus datos reposen en las bases de datos de GRUPO CIUDADELA S.A.S.
3.3.1 Información que debe acreditar el titular del dato
Para efectos de consulta y reclamos, el titular del dato debe acreditar sus datos de identificación como:
a) Nombres completos y apellidos
b) Tipo y número de identificación
c) Dirección de domicilio
d) Teléfono de contacto e. Correo electrónico
f) Brindar la información necesaria para tramitar su solicitud
En caso de que sea un reclamo, debe adjuntar los documentos que desea valer, soportar o probar dicha solicitud. En caso de que sea un menor, deberá realizarlo con el adulto responsable dicha solicitud, sin que en ningún momento se le niegue el ejercicio de sus derechos.
3.4 Canales habilitados para el ejercicio de los Derechos de Habeas Data
GRUPO CIUDADELA S.A.S. Tiene el siguiente canal habilitado para que los titulares ejerzan su derecho del Hábeas Data:
Correo electrónico: protecciondatos@grupociudadela.com.co
Este es el único canal que GRUPO CIUDADELA S.A.S. tiene habilitado para la consulta y reclamo, por lo tanto, el titular deberá tenerlo presente.
3.5 Responsable del cumplimiento de la Política de Protección de Datos Personales
El comité de protección de datos personales de GRUPO CIUDADELA S.A.S., es el responsable del efectivo cumplimiento de la Política, así como de las consultas y reclamos relacionados con la protección de datos personales de los titulares. En todo caso, se podrá requerir a otra área de Grupo Ciudadela S.A.S., para efectos de verificar el cumplimiento de la normatividad relativa a protección de datos personales.
Capítulo Quinto
Disposiciones Finales
4.1 Medidas permanentes
En el tratamiento de datos personales, Grupo ciudadela S.A.S. de manera permanente, verificará en sus procesos, protocolos, procedimientos y políticas, que se garantice el derecho de hábeas data a los titulares de la información y que se obtenga con los requisitos de ley, la autorización del titular para el tratamiento de los datos personales.
4.2 Vinculatoriedad de la Política
Cualquier titular de la información que tenga alguna relación con GRUPO CIUDADELA S.A.S., deberá acatar la presente política.
4.3 Manual interno de Políticas y Procedimientos para el Tratamiento de Datos Personales
La presente política de tratamiento de datos personales, se articula con el Manual interno de Políticas y Procedimientos para el tratamiento de datos personales, el cual, establece los criterios, requisitos y procedimientos para que se haga efectiva la presente política.
4.4 Fecha de Aprobación de la Política y Entrada en vigencia
Esta política entra en vigencia el día veinte (20) del mes de noviembre del año Dos mil diez y nueve (2019).
Carlos Enrique Ruiz Cuartas
Representante Legal
Grupo Ciudadela S.A.S.
Anexo 1
Circular de protección de datos (Aviso de privacidad)
GRUPO CIUDADELA S.A.S. como responsable del tratamiento de los datos personales de sus clientes, empleados y proveedores compila, almacena, consulta, usa, comparte, intercambia, transmite, transfiere, circula, divulga y/o ofrece información de datos personales, durante la relación contractual, con posterioridad a ella y aunque no se llegare a formalizar una relación contractual, para llevar a cabo las finalidades enumeradas a continuación:
a) Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes, proveedores y empleados, incluida el pago de obligaciones contractuales.
b) Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos).
c) Conocer la información del titular del dato que repose en centrales de riesgos, información financiera, crediticia, comercial o cualquier entidad que maneje o administre bases de datos con los mismos fines comerciales.
d) Para realizar comunicaciones por diferentes medios de comunicación, tales como, celular (incluyendo mensajes de texto), correo electrónico o cualquier otro dispositivo que llegue a estar disponible, dichas comunicaciones podrán ser con fines informativos, de verificación de datos, de cobro, de venta o promoción de productos o servicios y cualquier otro que la compañía GRUPO CIUDADELA S.A.S. considere oportuno.
f) Contacto para realizar la vinculación como contratista o proveedor. Podrá solicitar información, rectificación, cancelación y oposición al tratamiento de sus datos en el correo electrónico: protecciondatos@grupociudadela.com.co
Adicionalmente y de conformidad con el artículo 10 del Decreto 1377 de 2013, le solicitamos atentamente que autorice a GRUPO CIUDADELA S.A.S. para continuar realizando el tratamiento de sus datos en los diferentes formularios dispuestos para esto.
Si en el término de treinta (30) días hábiles, contados a partir de esta comunicación, no hemos recibido de parte suya solicitud en el sentido de suprimir sus datos GRUPO CIUDADELA S.A.S. podrá continuar usándolos, de conformidad con la política de tratamiento de datos personales.
